Внедрение ERP-системы: зачем нужна, как внедрить и адаптировать под потребности компании?

По мере развития бизнеса, внутренние процессы по управлению компанией становятся объемнее и масштабнее. Также увеличивается трата ресурсов (времени, финансов и сил) на контролирование всей работы.
По этой причине за последние годы появились и успешно внедрились в рабочие процессы компаний ERP-системы. Качественное улучшение управления бизнесом подтверждает одно из исследований 2018 года от американской компании Panorama consulting. По его результатам 95% компаний отметили улучшения в бизнес-процессах благодаря внедрению ERP-системы.

По диаграмме, представленной выше, большинство (49% компаний) отметили улучшения во всех бизнес-процессах, а 46% удалось улучшить основные процессы внутри компании.

В этой статье мы расскажем об ERP-системах и ответим на вопросы:

• Что такое ERP-системы?
  
• Как были придуманы ERP-системы?
  
• Для чего создали ERP-системы?
  
• Как ERP-системы помогают бизнесу сегодня?
  
• Как происходит внедрение ERP-системы в процессы компании?
  
• Как найти хорошего подрядчика?
  

ERP (Enterprise Resource Planning) - планирование ресурсов предприятия.

ERP-система - ИТ система, позволяющая бизнесу автоматизировать базовые бизнес-процессы, управлять ими с целью получения оптимальной производительности.

ERP-система упорядочивает поток данных между бизнес-процессами разных отделов, предоставляет один источник актуальных данных, делает оптимальными бизнес-процессы всей фирмы.

Такая информационная система объединяет финансы, производство, поставки, коммерцию, процессы, отчетность и управление персоналом на единой платформе.

Разработка и внедрение системы является обязательным шагом, когда планируется внедрение любого BI-решения (Business Intelligence), т.е. набора инструментов и технологий для сбора, анализа и обработки данных о состоянии компании.

Как появились такие полезные системы? Рассказываем далее.

Понятие ERP появилось в 1990 г. в ходе исследования о развитии MRP II аналитиком Ли Уайли. Он спрогнозировал появление пользовательских систем, обеспечивающих оптимальное управление ресурсами компании. В начале 90-х концепция была реализована в продукте SAP R/3, выпуск которого был направлен на развитие пакета по управлению материальными потоками.

Изначально внедрение информационных систем осуществлялось в сферах промышленности, а затем это распространилось и на сферу услуг (во 2-ой половине 90-х гг.). Таким образом, к середине 90-х рынок консультационных услуг по внедрению ERP-систем был сформирован.

Вместе с ростом и распространением сети Интернет и, соответственно, функциональных возможностей веб-браузеров все ERM-системы оборудовали веб-доступом (конец 90-х - начало 2000-х гг.). Кроме того, в этот же период начали появляться ERP-пакеты.

Во 2-ой половине 2000-х ERP были оснащены поддержкой сервис-ориентированной архитектурой, это предоставило возможность вызвать любую функцию автоматизирнованно-стандартизованным способом. Это повлекло снижение издержек на межсистемную интеграцию на предприятиях, где использовались системы от разных производителей.

Здесь появились композитные приложения.
С середины 2000-х гг. вышла целая серия систем, работающих по подписке.

Подведем небольшой итог: мы разобрались, что такое ERP-системы, увидели, что внушительное количество предприятий, использующих их, довольны результатом, и разобрались, как они появились и поменялись с момента первого выпуска.

Теперь более подробно остановимся на том, для чего именно нужно внедрение системы в компанию, как именно она помогает управлять бизнес-процессами.

Основная цель внедрения ERP-систем, как мы уже упоминали ранее - оптимизация контроля и управления бизнес-процессами. Кроме того, она помогает устранить барьеры между отделами компании.

Здесь рассмотрим пользу ERP на примерах ключевых отделов предприятия.

✔️ Финансы
Здесь ERP-система повышает прибыльность, улучшает соблюдение нормативных требований.
Мониторинг и аналитика на базе такой системы предоставляют финансовую сводку и другие данные в режиме реального времени с любого устройства. Ввод данных вручную минимизируется, ежедневные задачи автоматизируются, отслеживаются изменения для соответствия нормативным требованиям.

✔️ Производство
В этом отделе внедрение информационной системы упрощает деловую коммуникацию, автоматизирует рутинные процессы через их автоматизацию, предоставляет необходимые данные в режиме реального времени, что помогает удовлетворять запросы клиентов и эффективно управлять ресурсами. Также такое решение оптимизирует и упрощает управление затратами, проектами, планирование производства.

✔️ Цепочка поставок
Внедрение ERP-системы помогает сэкономить время, деньги с помощью автоматизации ввода данных и всех необходимых расчетов. Здесь также управление запасами становится проще из-за наличия панелей мониторинга, бизнес-аналитике и Интернета вещей.

✔️ Торговля
Система обеспечивает многоканальную торговлю полноценным решением, объединяя бэк-офис, оффлайн и онлайн-магазины.
Процесс покупки становится более удобным для клиентов и персонализированным под каждого из них. Торговые сети могут увеличить производительность сотрудников, снизить уровень мошенничества и успешно развивать свой бизнес.

✔️ Управление персоналом
Здесь ERP-системы оптимизируют кадровые задачи (наем сотрудников, начисление зарплаты и др.), что позволяет эффективнее нанимать, удерживать, расширять возможности сотрудников, отслеживать результаты их работы и вовремя выявлять проблемы с персоналом.
В общем, внедрение ERP-системы улучшает многие процессы в разных отделах предприятий.

В начале статьи мы говорили об ERP-системах на мировом рынке (например, наша статистика приведена на основании исследования от компании США).
В настоящее время на рынке ИТ в РФ присутствует ряд особенностей.

В настоящее время многие зарубежные компании, предоставляющие готовые IT-решения, уходят с российского рынка. Кроме того, цены на лицензии для иностранного ПО значительно выросли. Поэтому наблюдается повышение интереса компаний РФ к российским ERP.

Крупнейшие поставщики ERP-систем в России:

• 1С (доля на рынке - 45%),
• Microsoft (14,5%),
• Галактика (12%),
• SAP (11%).

По этим данным видим, отечественные поставщики услуг автоматизации очень популярны и постепенно вытесняют зарубежных лидеров с первых позиций. По прогнозам отечественные ПО займут еще большую долю рынка.

Почему же ER- системы так популярны в России? Рассмотрим более подробно их пользу компаниям внутри рынка страны на практическом примере.

Яркий пример бизнеса, в котором проведена автоматизация рабочих процессов - ООО "Ямми груп" - крупнейший франчайзинговый партнер бренда KFC. В их сеть входит 29 ресторанов на территории разных округов страны. Система, внедренная в компанию в 2020 г. - 1С. Цель - построить комплексную информационную систему для управления бизнес-процессами предприятия, отказаться от софта сторонних производителей.

Результаты внедрения ERP-системы
Внедрение 1С в компанию на территории Северо-Кавказского федерального округа обеспечило автоматизацию следующих бизнес-процессов: управление закупками, продажами, контроль движения денежных средств, расчеты налогов, ведение учета кадров, ведение штатного расписания, начисление зарплат по филиалам, регулирование графика отпусков сотрудников, формирование регламентов.
Благодаря этому, были достигнуты поставленные цели: создание 1 программного продукта для ведения учета менеджмента и регламента, автоматизация бизнес-процессов, ранее требующие большего количества ресурсов (перечислили выше более детально).

Подведем небольшой итог о пользе внедрения ERP-систем.

✔️ Во-первых, обеспечивается максимальная результативность. Решения, основанные на ИИ, предоставляют аналитику, способствующую принятию более взвешенных и тщательно продуманных решений, показывает направления для повышения операционной эффективности в дальнейшем.

✔️ Во-вторых, ускоряются операционные решения. Т.к. внедрение ERP-системы позволяет объединить данные и процессы, для сотрудников повышается их видимость и гибкость, тем самым помогая им принимать меры более оперативно и добиваться больших результатов.

✔️ В-третьих, обеспечивается гибкость бизнеса, т.к. многие ERP-решения адаптируются к потребностям определенного бизнеса и масштабируются согласно им. Это также помогает заблаговременно подготовиться к возможным перебоям в рабочих процессах или изменениям рынка и оперативно на них реагировать.

Теперь перейдем к тому, как именно происходит внедрение ERP-системы в работу предприятия, и как осуществляется адаптация такой системы под конкретный бизнес.

Весь процесс внедрения ERP-системы условно состоит из 7 этапов.

1. Организационный этап
Здесь определяется основная цель внедрения системы в компанию и задачи, необходимые для ее достижения, и формируется рабочая группа на стороне заказчика услуги: руководитель, специалисты (отвечающие за соответствие системы требованиям законодательства и корпоративным стандартам), представители всех отделов (которых затрагивает переход на работу в системе ERP), IT-специалист широкого профиля. Также на этом этапе определяются источники финансирования ввода системы в бизнес-процессы.

2. Этап обследования бизнеса
Здесь производится анализ бизнес-процессов компании, чтобы определить сроки и стоимость работ. Обследование может быть экспресс или полным. Вид обследования, точные сроки и стоимость работ зависят от масштаба проекта и поставленных задач.

3. Этап выбора методологии внедрения ERP
На примере платформы "1С:Предприятие": есть 4 варианта введения ERP-решений: абонентское обслуживание, поэтапная технология внедрения информационной системы, технология быстрого результата и разовые вызовы.
Предпочтительная методология также может влиять на выбор варианта обследования бизнес-процессов.

4. Этап проектирования ERP-системы
По результатам проведенного обследования определяются функциональные требования к основным системным модулям, необходимости в загрузке начальных данных и настройке обмена с уже используемым ПО. В системе осуществляется проектирование основных бизнес-процессов предприятия, проводятся доработки базового функционала под специфику деятельности компании.

5. Этап внедрения ERP-системы на предприятие
На этом этапе устанавливается ПО на рабочие места персонала. Затем настраиваются права доступа и отчетов и загружаются рабочие данные и справочная информация из предыдущей системы, файлов, в которых они хранились ранее.

6. Этап запуска системы в промышленную эксплуатацию
Когда процесс автоматизации завершен, обучается ключевая группа пользователей, разрабатываются инструкции по работе в системе.

7. Этап сопровождения внедренной ERP-системы
Сюда входит своевременное обновление ПО. При работе с "1С:Предприятие" достаточно покупки платного пакета, т.к. он гарантирует своевременное обновление по мере выхода обновлений, а также в нем открывается доступ к консультационным и сервисным услугам компании.

Что касается адаптации ERP-системы под конкретный бизнес - она начинается на 4ом этапе и производится параллельно до завершения (включая этап сопровождения).

Теперь перейдем к тому, как найти надежного подрядчика для того, чтобы начать использовать ERP в бизнес-процессах.

Правильный выбор подрядчика - половина успеха, т.к. от подрядчика зависит соблюдение сроков внедрения ERP, соответствие результата ожиданиям, эффективность работы компании.

Что же необходимо учесть?

1. Размер (масштабность) компании и количество сотрудников в фирме-подрядчике.
Желательно уточнить, сколько ИТ компания работает на рынке, сколько сотрудников штате, т.к. если штат достаточно большой, риски на увеличение сроков установки системы снижаются (в случае болезни какого-то специалиста, в крупных фирмах есть возможность передать обязанности другому ответственному лицу, например).

2. Наличие возможности фиксировать ключевых сотрудников в договоре.
Это действие (фиксация) подкрепит зоны ответственности специалистов.

3. Количество сертификатов ERP системы (например, 1С).
Сертификаты официально подтверждают, что их владелец обладает необходимыми компетенциями для решения необходимых задач, т.к. для его получения сотрудники проходят обучение и сдают экзамен.

4. Методология управления проектами.
Это стандартизация проведения проектов, т.е. описание шагов работы, чек-листы к проверке. Другими словами, база, на которой строится проект.

5. Демонстрация продукта, который планируется быть использованным для автоматизации задач.
При демонстрации появляется возможность оценить саму программу и уровень экспертности специалистов компании.

6. Стоимость ПО + стоимость внедрения + стоимость владения + стоимость дополнительных услуг
Для понимания полных затрат на внедрение информационной системы, лучше учитывать максимальное количество нюансов.

Учет этих моментов поможет выбрать качественного поставщика ИТ-услуг.
В заключение, пара слов о специалистах нашей команды.

• Команда нашей компании состоит из широкого ряда квалифицированных опытных специалистов.
• Работаем в течение 8 лет, с 2014 года.
• Ознакомиться с нашими успешно реализованными проектами можно здесь.
• Внедряя ERP-систему в бизнес, оптимизируем максимальное количество бизнес-процессов, тем самым объем рутинных задач сводится к минимуму.

Если Вас интересует информация, которой нет на сайте, или есть какие-то вопросы, заполните форму, нажав кнопку "Оставьте заявку", наши менеджеры свяжутся с Вами и ответят на Ваши вопросы.