Что такое BI-системы и как они помогают бизнесу?

18.11.2022
Компании ежедневно генерируют огромное количество данных. Если их правильно анализировать, то это может сильно помочь развитию бизнеса. Однако, собирать и структурировать всю информацию вручную — колоссальный труд, который занимает много времени. В статье расскажем, как BI-системы решают эту проблему, как быстро внедрить новую систему аналитики и получить хороший результат, нужно ли разрабатывать кастомную систему и где найти подрядчиков для внедрения BI-системы.

Что такое BI-системы и как они работают?

BI-система (Business Intelligence) — это решение для автоматизации аналитики в компании.

Работает это так: BI-система подключается к базам данных компании и загружает необходимую информацию. Это могут быть любые данные, важные для развития бизнеса, или относящиеся к конкретному продукту. Потом BI-система обрабатывает эту информацию и составляет отчеты с графиками и таблицами. Конечный пользователь может работать с отчетами через интерфейс системы.

Согласно исследованию "Rethink Data" от Seagate, крупные компании используют только 32% доступных данных, тогда как 68% данных остаются без внимания. Они не могут использовать весь потенциал своих данных из-за системных и операционных ограничений. Внедрение BI-системы решает эту проблему, предоставляя компаниям простой и безопасный способ собирать данные и использовать их эффективно.

С другой стороны, если приложением пользуется небольшое количество пользователей, с чем сталкиваются большинство только вышедших в релиз продуктов, то и highload архитектура не нужна. Такую логику нельзя назвать ошибочной, но если посмотреть на общую картину, то необходимость такой архитектуры становится заметнее.

Зачем BI-системы нужны бизнесу?

В первую очередь, внедрение информационных систем помогает со сбором большого объема данных. Обычно в компаниях несколько отделов или даже целых направлений — продажи, производство, логистика, дизайн и т.д. Представьте, сколько времени займет собрать данные со всех отделов, структурировать их и сделать аналитику. А если делать это каждый месяц?

Да, можно нанять целый отдел аналитиков, но нужно понимать, что рынок меняется очень быстро, а с ним и вводные для анализа. За то время, пока ваши сотрудники соберут данные вручную, они уже потеряют свою актуальность.

Ручной сбор также оставляет место для ошибок из-за человеческого фактора. Невнимательность, усталость, небрежность приводят к ошибкам в отчетах, и они становятся менее эффективными — принимать стратегические решения на основе таких отчетов не стоит.

Автоматизация сводит вероятность ошибки к минимуму, позволяет сократить время на сбор данных и делает аналитику максимально точной. Отчеты BI-системы помогут измерить результаты маркетинговой кампании, анализировать расходы и прибыль, исследовать целевую аудиторию и поведение клиентов, и многое другое. Качественная аналитика данных позволяет правильно прогнозировать развитие бизнеса и принимать более продуманные решения.

Американская сеть фастфуд ресторанов Wendy's — отличный пример того, как внедрение BI-системы помогает развитию бизнеса. С помощью BI они собирают имеющиеся данные и превращают их в идеи для роста и повышения лояльности клиентов: определяют оптимальные места для размещения новых точек, узнают о предпочтениях посетителей в еде, уведомляют постоянных клиентов, когда каких-то позиций нет на складе. Для сбора и анализа данных они используют систему Qlik — благодаря этому они стали получать обратную связь всего за 10 минут.

Внедрение BI-систему в компанию

Вы можете выбрать существующее решение или обратиться за разработкой кастомного. На рынке BI-систем есть множество надежных решений, самые популярные из них — Tableau, QlikView, SAP Business Objects, Microsoft SQL Server. Все они предоставляют разную функциональность и отличаются ценой.

К сожалению, Tableau, Power BI и Qlik ушли с российского рынка в 2022 году, SAP тоже планирует остановить работу в России к концу этого года. Есть такие open-source аналоги как Apache Superset, Redash и Metabase. Также, можно рассмотреть российские BI-системы, например, Modus BI, Proceset или Yandex DataLens. При выборе системы, нужно учитывать несколько факторов:

  • Функциональность подходит под ваши задачи? Основной минус готовых решений в том, что они не могут подстроиться под особенности вашего бизнеса. Нужно тщательно изучить функциональность продукта, чтобы убедиться, что он сможет выполнить поставленную задачу.

  • Данные хранятся локально или в облаке? Если данные хранятся в облаке, то сотрудники, которые будут работать с готовыми отчетами, смогут открыть их с любого устройства, у которого есть доступ к системе — где бы они не находились. Это особенно важно, если у вас сеть магазинов или заведений. Если же данные хранятся локально, то они будут доступны только с определенного устройства.

  • Есть ли мобильная версия? Некоторым компаниям важно иметь доступ к данным в любое время и из любого места. С мобильной версией сотрудники смогут заполнять данные на ходу и делиться ими моментально.
Кастомная разработка и внедрение системы обойдется дороже и займет больше времени, но в итоге вы получите решение, заточенное конкретно под ваши задачи — от способа сбора и обработки данных до стиля визуализации. Кастомное решение нужно там, где не хватает возможностей готовых продуктов, например, компаниям из узких направлений бизнеса.

Советы по внедрению BI-системы
1. Поставьте конкретные цели. Разберитесь, зачем вам нужна BI-система и какой результат вы хотите от нее получить. Затем зафиксируйте цели по методике SMART: они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени.

2. Подготовьте базы данных. В первую очередь, необходимо понять, какая информация нужна, чтобы принимать стратегические решения. Можно обратиться к опыту других компаний и узнать, как они считают эффективность процессов и какие у них бывают показатели в отделах. Потом нужно подготовить необходимые базы данных, и привести их в порядок, чтобы на выходе отчеты получались точными.

3. Фокусируйтесь на конечных пользователях. Чаще всего решение о внедрении BI-системы принимает руководство компании, однако работать с отчетами скорее всего будут рядовые сотрудники. Нужно привлекать их к разработке системы на ранних этапах либо при выборе готового решения, ведь именно они будут им пользоваться.

4. Тестируйте систему как можно раньше. Не стоит ждать, когда система будет полностью завершена, можно начинать работать с ней, когда будет готов работающий прототип. Так сотрудники смогут дать обратную связь на ранних этапах разработки и внедрения системы, и можно будет скорректировать систему, добавить недостающие функции или улучшить отчеты. После фидбека сотрудников, система может измениться на 30-50%.

Чем может помочь подрядчик по внедрению информационных систем?

Подрядчик по внедрению BI-системы поможет в нескольких моментах. Во-первых, проконсультирует и разберет, нужна ли вам разработка кастомного решения или достаточно функциональности готовой системы.

В случае с кастомной разработкой, грамотный подрядчик сможет подобрать технологии и составить список функций под ваши потребности с учетом вашего бюджета и сроков. В процессе разработки подрядчик будет работать в тандеме с вашей компанией, чтобы учесть все нюансы. В случае с готовым решением, подрядчик подберет подходящий продукт, который сможет закрыть потребности вашей компании и поможет внедрить BI-систему.

Если вы не уверены, нужна ли вам BI-система и вы хотите проконсультироваться с экспертом — напишите Leantech. Мы занимаемся внедрением информационных систем, и готовы помочь вашему бизнесу найти оптимальное решение для роста.